Het Nederlandse UBO-register

Op 26 juli 2017 zal het UBO-register ingevoerd moeten worden. Wat is dit voor een register en welke gevolgen heeft dit voor uw privacy?

Parallel aan de invoering hiervan loopt een initiatiefwetsvoorstel voor de invoering van een centraal aandeelhoudersregister (CAHR). Beide registers worden opgericht om misbruik van juridische entiteiten tegen te gaan. In het CAHR wordt alleen informatie over directe aandeelhouders opgenomen. Het UBO-register bevat de informatie over de uiteindelijke belanghebbende. Het CAHR betreft een beperkt aantal rechtspersonen in tegenstelling tot het UBO-register dat geldt voor alle echtspersonen en personenvennootschapsvormen.

Het UBO-register dient in Nederland ingevoerd te worden op grond van de 4de Europese Antiwitwasrichtlijn. De Richtlijn geeft op hoofdlijnen aan waaraan een UBO-register minimaal moet voldoen. Een verdere uitwerking daarvan dient op nationaal niveau plaats te vinden. Deze uitwerking heeft betrekking op:

-      de entiteiten van welke de UBO’s moeten worden geregistreerd;

-      de personen/entiteiten die toegang krijgen tot het register;

-      de personen/entiteiten die informatie aanleveren aan het UBO-register;

-      welke informatie over een UBO wordt verstrekt.

In Nederland zal het beheer van het UBO-register aan de Kamer van Koophandel (handelsregister) worden gegeven.

Wat is een UBO?

‘UBO’ staat voor ultimate beneficial owner, in het Nederlands: uiteindelijk belanghebbende. Een uiteindelijk belanghebbende is:

-      in het geval van een vennootschap: elke natuurlijke persoon die de uiteindelijke eigendom heeft of zeggenschap heeft over een vennootschap via het middellijk of onmiddellijk houden van meer dan 25% van de aandelen of stemrechten;

-      in het geval van stichtingen: de oprichter, de begunstigden of de groep personen in wier belang de juridische entiteit hoofdzakelijk werd opgericht of werkzaam is, of elke andere natuurlijke persoon die door directe of indirecte eigendom of via andere middelen uiteindelijke zeggenschap over de stichting uitoefent.

Een entiteit kan meer dan één UBO hebben.

In de toelichting op het consultatievoorstel wordt gezegd dat de volgende entiteiten een UBO zullen hebben:

•besloten vennootschappen

•naamloze vennootschappen

•stichtingen

•verenigingen met volledige rechtsbevoegdheid

•rederijen

•maatschappen

•vennootschappen onder firma

•commanditaire vennootschappen

•coöperaties

•onderlinge waarborgmaatschappijen

•Europees economisch samenwerkingsverbanden

•Europese naamloze vennootschappen (SEs)

•Europese coöperatieve vennootschappen (SCEs)

•verenigingen zonder volledige rechtsbevoegdheid

Verder wordt overwogen een en ander ook voor het fonds voor gemene rekening te laten gelden.

 

 

Wie krijgen toegang tot het register?

Het Nederlandse UBO-register is toegankelijk voor:

1.    bevoegde autoriteiten (gedacht kan worden aan De Nederlandsche Bank, AFM, Bureau Financieel Toezicht, FIU, kansspelautoriteit, Orde van Advocaten, Belastingdienst, Douane, Politie,
Openbaar Ministerie, FIOD, Dienst Justis, Bureau Bibob, Inspectie Sociale Zaken en Werkgelegenheid, Algemene Inlichtingendienst);

2.    meldingsplichtige instellingen in het kader van hun cliëntenonderzoek (banken, levensverzekeraars, beleggingsinstellingen, accountants, notarissen, makelaars en handelaren in
goederen van grote waarde);

3.    alle personen en organisatie die een legitiem belang kunnen aantonen dat verband houdt met het tegengaan van witwassen en financieren van terrorisme.

Om de privacy en persoonlijke levenssfeer van UBO’s te waarborgen hanteert de Minister vier waarborgen:

1.    iedere gebruiker zal worden geregistreerd. Hierbij wordt aangesloten bij het regime van het Handelsregister. Gebruikersgegevens worden onder meer vastgelegd om de afgenomen producten te kunnen factureren;

2.    er zal een vergoeding gevraagd worden. Ook hier wordt aangesloten bij het regime van het Handelsregister en wordt er een kostendekkende vergoeding gevraagd;

3.    gebruikers anders dan specifiek aangewezen krijgen inzage in een beperkte set gegevens over de UBO. Dat zijn de naam, de geboortemaand en het geboortejaar, de nationaliteit en de woonstaat, alsmede tot de aard en omvang van het door de uiteindelijk begunstigde gehouden economisch belang;

4.    bij een risico op bijvoorbeeld kidnapping, chantage, geweld of intimidatie wordt steeds per individueel geval een nauwkeurige beoordeling gemaakt van de risico’s en wordt bezien of (bepaalde) UBO-informatie kan worden afgeschermd.

Op al bovenstaande registraties zijn de voorschriften van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) van toepassing.

De Wbp schrijft onder meer voor dat degene die de persoonsgegevens van de UBO registreert passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer moet leggen om die persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen dienen te garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, dat sprake is van een passend beveiligingsniveau gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van te beschermen gegevens met zich meebrengen. De maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.

 

Wie gaat informatie aanleveren aan het Nederlandse UBO-register?

In Nederland zullen dat alle in het Handelsregister opgenomen entiteiten zijn met uitzondering van de eenmanszaken en publiekrechtelijke rechtspersonen. Ook zal aan de UBO’s de verplichting worden opgelegd om hieraan hun medewerking te verlenen.

Rechtspersonen en ondernemingen moeten binnen 18 maanden na de inwerkingtreding zelf de gegevens van hun UBO bij de Kamer van Koophandel melden.

Daarnaast krijgen autoriteiten die een rol hebben in het kader van het tegengaan van witwassen, financieren van terrorisme of andere vormen van financieel economische criminaliteit, afhankelijk van hun rol, een recht of verplichting om afwijkende gegevens door te geven.

De beheerder van het UBO-register beslist op basis van de beschikbare gegevens welke UBO-informatie in het register komt te staan. De UBO zal het recht krijgen om te vragen inzage in zijn gegevens en er zullen procedures komen om correctie van die gegevens te vragen.

Volgens het consultatievoorstel worden de volgende persoonsgegevens in het handelsregister opgenomen:

a.    voor ingezetenen van Nederland: het burgerservicenummer;

b.    voor niet-ingezetenen van Nederland: het burgerservicenummer, of een fiscaal identificatienummer van het land waarvan hij ingezetene is, voor zover hij daarover beschikt;

c.    de naam, de geboortemaand en het geboortejaar, de nationaliteit en de woonstaat;

d.    de geboortedag, de geboorteplaats, het geboorteland en het woonadres;

e.    de aard van het door de uiteindelijk belanghebbende gehouden economische belang en de omvang van dit belang, aangeduid in bij algemene maatregel van bestuur vast te stellen
klassen, waarbij onderscheid gemaakt kan worden naar onderneming of
rechtspersoon.

f.    afschriften van de documenten op grond waarvan de gegevens, als bedoeld in a, b, c en d, zijn geverifieerd;

g.   afschriften van de documenten, behorende tot bij algemene maatregel van bestuur aan te wijzen categorieën, waaruit de aard en omvang van het economische belang blijken.

 

 

Zijn er mogelijkheden om de registratie in het UBO-register te ontgaan?

Bij veel bedrijven bestaat vanwege de privacy redenen angst voor het UBO-register. Er wordt daarom druk gezocht naar mogelijkheden om registratie te voorkomen. Het niet, niet juist, niet volledig dan wel niet tijdig registeren van UBO-informatie door vennootschappen en andere entiteiten zal worden gesanctioneerd in de Wet economische delicten. Overtreding van deze verplichting zal dan een economisch delict opleveren met als straf hechtenis van ten hoogste zes maanden, taakstraf of geldboete van ten hoogste € 20.250.

Om buiten de registratie te blijven is de meest eenvoudige manier om een belang van 25% of minder te hebben. Daarbij moet wel opgemerkt worden dat er nu al over wordt gesproken om in de toekomst dit percentage op 10% aan te houden.

Daarnaast zijn er nog enkele mogelijkheden om uw privacy meer te borgen. Meer weten? Neem contact op voor een vrijblijvende afspraak.

Hoe het register er uiteindelijk uit komt te zien wordt de komende tijd duidelijk. Tot 28 april 2017 kon een reactie gegeven worden op het consultatievoorstel; daarna wordt de tekst van het wetsvoorstel definitief opgesteld.

Voor meer informatie over dit onderwerp kunt u contact opnemen met notaris Stephanie Scheiberlich (tel. 0341-417114 of scheiberlich@kernnotarissen.nl).

 

 

Wonen

Zonder zorgen!

Lees meer

Samenleven

Belangrijke zaken goed geregeld

Lees meer

Erven

Later is nu

Lees meer

Ondernemen

Advies met persoonlijk karakter

Lees meer