In de praktijk komt het geregeld voor dat bestuursleden van een stichting al ver over hun benoemingsduur heen zijn. Dit komt aan het licht op het moment dat er een notariële akte nodig is voor bijvoorbeeld een statutenwijziging, aankoop van een pand of vestiging van een hypotheekrecht. De notaris controleert daarbij onder meer of het betreffende bestuursbesluit rechtsgeldig is genomen en of de bestuursleden bevoegd zijn tot vertegenwoordiging. Vaak stuit de notaris dan op onbevoegde bestuursleden.
De stichting is een rechtsvorm die vrij summier geregeld is in het Burgerlijk Wetboek. Wel schrijft de wet voor dat de statuten de wijze van benoeming en ontslag van bestuurders moeten bevatten.
Termijn in statuten
In veel statuten is opgenomen dat het bestuur zichzelf benoemt (coöptatie), dat de bestuurders zijn benoemd voor een periode van vier jaar en dat zij één- of tweemaal herbenoembaar zijn. Dit heeft tot gevolg dat de bestuursfunctie automatisch eindigt na afloop van de benoemingstermijn, tenzij er een herbenoemingsbesluit is genomen.
In veel gevallen gebeurt er echter niets en blijven bestuursleden hun functie te lang uitoefenen. Juridisch gezien zijn deze personen echter geen bestuurslid meer. Dat zij zich in de praktijk nog als zodanig gedragen en gewoon meedoen in de besluitvorming doet hier niet aan af. Veel stichtingsbesturen zijn hier niet van op de hoogte en realiseren zich niet wat de gevolgen zijn.
Besluiten genomen na afloop bestuurstermijn
Besluiten die zijn genomen vanaf het moment dat een bestuurslid niet meer in functie is, zijn namelijk non-existent en dus nietig. Er kan vanaf dat moment geen geldige besluitvorming meer plaatsvinden. Dit is anders als er nog voldoende andere bestuursleden zijn die nog niet over hun zittingsduur heen zijn. In de statuten is echter vaak een bepaling opgenomen dat bepaalde bestuursbesluiten alleen kunnen worden genomen indien er geen vacature is. Die vacature is er op het moment dat één van de bestuursleden niet meer in functie is, ook door het einde van zijn benoemingsduur. In het slechtste scenario, hetgeen in de praktijk helaas nog veelvuldig voorkomt, zijn alle bestuursleden over hun benoemingsduur heen. Het bestuur wil dan snel de statuten wijzigen om bijvoorbeeld de benoemingsduur op te rekken, maar realiseert zich niet dat hiervoor een rechtsgeldig besluit tot statutenwijziging moet worden genomen wat niet meer mogelijk is. De enige oplossing is vervolgens een gang naar de rechtbank met het verzoek in de vacatures van het bestuur te voorzien. Dit brengt echter veel kosten met zich mee.
Kortom: hou een rooster van aftreden bij
Kortom een duidelijk advies aan stichtingsbesturen: houd de benoemingsduur van bestuursleden in de gaten en zorg tijdig voor een herbenoemingsbesluit of voor de benoeming van nieuwe bestuursleden. Dit kan heel eenvoudig door een rooster van aftreden te maken en deze periodiek tijdens bestuursvergaderingen aan de orde te stellen.