Vrijwilligerswerk is werk dat onbetaald en onverplicht wordt gedaan, voor anderen of voor de samenleving. Aan de verhouding tussen vrijwilliger en vrijwilligersorganisatie wordt vaak doorgaans weinig aandacht besteed.
Vrijwilligers zijn voor veel maatschappelijke organisaties en goede doelen essentieel om de gewenste maatschappelijke meerwaarde te kunnen realiseren. Vaak omdat ze niet de financiële middelen hebben om alle werkzaamheden door betaalde krachten uit te voeren. Vrijwilligers kunnen voor de organisatie daarom van economische waarde zijn doordat ze taken vervullen die anders niet vervuld worden.
Daarom is het van belang om een visie te ontwikkelen op het vrijwilligerswerk binnen de organisatie. Waarom werkt de organisatie met vrijwilligers? Welk belang dienen de vrijwilligers voor de organisatie? Welke rol hebben vrijwilligers binnen de organisatie? Welke vrijwilligers met welke motivatie willen wij binnen onze organisatie hebben? Welke tegenprestatie bieden wij onze vrijwilligers? Op basis van de antwoorden op deze vragen kan ook worden bepaald wat de organisatie moet doen om vrijwilligers te werven en te behouden.
Wat is vrijwilligerswerk?
Wilt u werken met vrijwilligers? Dan moet u zich houden aan de voorwaarden voor vrijwilligerswerk. Doet u dat niet, dan kan er toch sprake zijn van een arbeidsovereenkomst en dan moet u uw vrijwilliger onder meer het minimumloon betalen.
In het algemeen gelden deze voorwaarden voor vrijwilligerswerk:
- het werk is in het algemeen belang of in een bepaald maatschappelijk belang
- het werk heeft niet als doel om winst te maken
- het werk komt niet in plaats van een betaalde baan en er gaan geen banen door verloren
U bent niet verplicht een vrijwilligersovereenkomst of vrijwilligerscontract op te stellen. Legt u wel afspraken vast in een vrijwilligersovereenkomst? Dan is die overeenkomst rechtsgeldig. In de vrijwilligersovereenkomst zet u samen afspraken over bijvoorbeeld de taken, werktijden en vergoeding.
Vergoedingen
U mag uw vrijwilliger een vrijwilligersvergoeding geven. Dat is niet verplicht. Er is een maximum bedrag voor de vrijwilligersvergoeding. Alleen dan is de vrijwilligersvergoeding onbelast. U hoeft deze vergoeding niet door te geven aan de Belastingdienst. Betaalt u meer dan het maximumbedrag voor vrijwilligersvergoeding? Dan kan de Belastingdienst de vergoeding als loon zien en moet u loonheffingen inhouden.
Als de vrijwilliger onkosten maakt voor het werk, mag u hiervoor een onkostingvergoeding betalen. Een onkostenvergoeding is niet verplicht en wordt niet belast. Voorbeelden van onkosten zijn reiskosten, speciale kleding of een opleiding.
Betaalt u vrijwilligersvergoeding en onkostenvergoeding? Hou het totaal op of onder het maximumbedrag voor de vrijwilligersvergoeding. Zo blijft de combinatie van de vergoedingen onbelast. Als u meer betaalt, ziet de Belastingdienst dit als loon.
Verzekeringen
Het is niet verplicht maar wel aan te raden om als organisatie een aantal verzekeringen af te sluiten. Er kan namelijk altijd iets mis gaan. Het is raadzaam om een WA-verzekering, een ongevallenverzekering en een bestuursaansprakelijkheidsverzekering af te sluiten.
WA-verzekering: dekt schade aan derden, die door personen tijdens werkzaamheden voor de organisatie ontstaan. Ongevallenverzekering: wanneer medewerkers betrokken zijn bij een ongeval dat plaats vindt tijdens het werken voor de organisatie krijgt de medewerker een vergoeding. Bestuursaansprakelijkheidsverzekering: dekt aansprakelijkheid van bestuursleden tot op zekere hoogte.
Veel gemeenten hebben collectieve verzekeringen afgesloten voor vrijwilligers. Check dit en bezie of dit voldoende is voor jouw organisatie. Verder zijn er veel aanbieders van verzekeringen met allemaal hun eigen voorwaarden. Zorg dat je goed weet wat wel en niet verzekerd is en laat je indien nodig adviseren.
Een vrijwilligersorganisatie heeft een zorgplicht voor de activiteiten en locaties waar de organisatie haar vrijwilligers laat werken. Ook als de vrijwilligers enige deskundigheid bezitten kan de veiligheid niet geheel bij de vrijwilliger worden gelegd. Dat komt voort uit het ontbreken van loon en de veelal beperkte middelen. Wel kan er aanleiding zijn tot vermindering van schadevergoeding op basis van eigen schuld.
Beleid
Nadat jouw organisatie een visie op vrijwilligerswerk heeft vormgegeven, kan dit worden omgezet in beleid. Dit beleid is een overzicht van afspraken en procedures die van toepassing zijn op de vrijwilligers in jouw organisatie.
Het volgende dat aan bod komt is de positie van vrijwilligers binnen jouw organisatie en de relatie tot de betaalde krachten. Welke functies worden door vrijwilligers uitgevoerd en welke niet (organigram)? Welke invloed hebben vrijwilligers op het algemene beleid? Aan welke huisregels dienen vrijwilligers zich te houden? Wie begeleidt de vrijwilligers? Welke rechten en plichten hebben vrijwilligers binnen de organisatie? Wordt er gewerkt met een vrijwilligersovereenkomst?
De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn het volgende onderdeel van het vrijwilligersbeleid. Deze worden per niveau of functie beschreven. Hoeveel inzet in uren verwachten we en hoe maken we die verwachtingen duidelijk? Wat zijn de consequenties als de vrijwilliger niet aan zijn of haar verantwoordelijkheden kan voldoen?
Hoe vrijwilligers worden geworven is het volgende onderdeel van het beleid. Hierin wordt aangegeven wie verantwoordelijk is voor de werving. Welke selectiecriteria zijn er? Hoe vindt de selectie plaats en wie doet dit? Hoe worden sollicitanten geïnformeerd over aanname of afwijzing?
Vervolgens komt aan bod hoe de vrijwilligers worden ingewerkt en begeleid. Wie doet de inwerking en begeleiding? Is er een inwerkprogramma en hoe ziet dat eruit? Is er een proefperiode? Vinden er periodiek evaluatie- en begeleidingsgesprekken plaats? Waar moeten de begeleiders aan voldoen?
Ook wordt vastgelegd hoe afscheid wordt genomen van een vrijwilliger wanneer deze bij de organisatie vertrekt en wat de relatie tussen organisatie en vrijwilligers dan is. Oud-vrijwilligers kunnen een belangrijke rol spelen als ambassadeur van de organisatie.
Het is erg belangrijk om vrijwilligers te betrekken bij de organisatie. Vanwege motivatie maar ook omdat zij ambassadeurs van jouw organisatie zijn. Goede informatievoorziening is daarom belangrijk. In het beleid neem je op hoe deze informatievoorziening plaatsvindt en wie er verantwoordelijk voor is.
Tot slot
Het uitwerken van een goed vrijwilligersbeleid kost tijd, maar zal zich uit betalen. Het werven van vrijwilligers is een, maar behouden is nog belangrijker. Dat zal alleen maar lukken als een aantal zaken goed geregeld en helder zijn.