Kern notarissen werkt sinds augustus 2020 digitaal. Een leuke kreet, maar wat houdt het in?
We leggen geen papieren dossiers meer aan, concepten van akten en brieven worden zo veel mogelijk per e-mail verzonden in plaats van met de post. Pas als u op kantoor komt voor het tekenen van de akte, komt er weer papier bij kijken. Sommige documenten vereisen nou eenmaal een “natte” handtekening.
Kern notarissen heeft daarvoor geïnvesteerd in een goede digitale logistiek. Al is dat een proces dat constant in beweging is. Het proces, zowel intern als de extern, wordt regelmatig geëvalueerd. Alle medewerkers volgen cursussen om de veelheid aan digitale mogelijkheden te benutten en ermee te kunnen werken.
Eén van de ontwikkelingen is dat we momenteel bezig zijn met het digitaal maken van vragenlijsten.
En wat levert het nou op?
Ten eerste kwam de digitalisering van het werkproces, die al eerder in 2020 werd ingezet, precies op tijd. Door de corona-crisis werd ook door de medewerkers van Kern notarissen regelmatig thuisgewerkt om de bezetting op kantoor zo klein mogelijk te houden. Daardoor werd de integratie van het digitaal werken versneld en werden de voordelen direct zichtbaar voor alle medewerkers.
Kunt u zich het voorstellen? Sommige medewerkers van Kern notarissen werken al 35 tot ruim 40 jaar op kantoor en kunnen zich nog de introductie van de elektrische typmachines met klein geheugen herinneren en de fax. Apparaten waarvan de jongste medewerkers zich geen voorstelling kunnen maken.
Ten tweede gebruiken we zoveel minder papier!! Voorheen werd voor iedere fase van het dossier alles geprint. Sommige dossiers waren twee vuisten hoog! En als een dossier werd afgesloten, werden al die papieren gescand en daarna vernietigd. Tenminste, de laatste 15 jaar. Daarvoor werd alles bewaard.
Het papierverbruik van gewoon blanco papier is met 3/4e verminderd. Het gebruik van aktepapier is door dubbelzijdig te printen, met ongeveer de helft verminderd. Het terugvinden van stukken is in het digitale archief zoveel makkelijker dan tussen de dossierdozen in het stoffige, donkere échte archief.
Kern notarissen 55 jaar én volop in beweging. Met een enthousiast, ervaren team zorgen wij dat uw akte op een snelle en zorgvuldige manier geregeld wordt. Niet ingewikkeld en stoffig, maar duidelijk, digitaal en laagdrempelig!