Sinds 8 juli 2020 is het bestuur van een stichting verplicht een register bij te houden waarin uitkeringen van niet meer dan 25% van het voor uitkering vatbare bedrag in een bepaald boekjaar worden opgenomen (het uitkeringenregister, art. 2:290 BW). De Belastingdienst kan via het uitkeringenregister gemakkelijker gegevens van begunstigden van de stichting inzien.
Welke begunstigden moeten in het uitkeringenregister worden opgenomen?
Slechts begunstigden die 25% of minder van het totale voor uitkering vatbare bedrag in een bepaald boekjaar ontvangen, moeten in het uitkeringenregister worden opgenomen. Of een begunstigde in het uitkeringenregister moet worden opgenomen, kan pas na de vaststelling van de jaarrekening worden vastgesteld. Het bijhouden van uitkeringen valt onder de boekhoudplicht van art. 2:10 BW. Het bijhouden van uitkeringen betreft dan ook een specificering van de boekhoudplicht.
Begunstigden die meer dan 25% van het totale voor uitkering vatbare bedrag ontvangen, kwalificeren als een uiteindelijk belanghebbende, ook wel ‘ultimate beneficial owner’ (UBO), en moeten als zodanig in het UBO-register worden geregistreerd. Als UBO van een stichting wordt namelijk onder meer aangemerkt de natuurlijke persoon die direct of indirect meer dan 25% van het eigendomsbelang in de stichting houdt. Met het eigendomsbelang wordt bedoeld het recht op uitkering van de winst of de reserves van een rechtspersoon, of op overschot na vereffening. Het recht op jaarlijkse uitkeringen valt onder de definitie van het eigendomsbelang.
Welke gegevens moeten in het uitkeringenregister worden opgenomen?
In het uitkeringenregister moeten de namen en adressen van de begunstigden worden opgenomen, alsmede het bedrag van de uitkering en de uitkeringsdatum. Het bestuur van een stichting moet, indien een begunstigde als UBO kwalificeert, aanvullende gegevens inwinnen en bijhouden, te weten: burgerservicenummer, fiscaal identificatienummer indien toegekend, geboortedag, -maand en -jaar, geboorteplaats en -land, nationaliteit en de aard en omvang van het belang. Het bestuur van een stichting hoeft die aanvullende gegevens niet in te winnen en bij te houden van een begunstigde die 25% of minder van de uitgekeerde bedragen in een bepaald boekjaar krijgt.
Het bijhouden van het uitkeringenregister
Het bestuur van een stichting is verplicht het uitkeringenregister regelmatig bij te houden. Dat wil zeggen dat de gegevens op orde moeten zijn, zodat de Belastingdienst altijd actuele gegevens over de uitkeringen kan verkrijgen.
De openbaarheid van het uitkeringenregister
Het uitkeringenregister is een intern register en het uitkeringenregister is niet-openbaar. Bepaalde gegevens die in het UBO-register worden geregistreerd – in tegenstelling tot gegevens die uit het uitkeringenregister blijken – zijn wel openbaar toegankelijk. Openbaar toegankelijk zijn de volgende gegevens: naam, geboortemaand en -jaar, nationaliteit, woonstaat en aard en omvang van het belang.
Gevolgen niet naleven administratieverplichting
Elke bestuurder is tegenover de rechtspersoon gehouden tot een behoorlijke vervulling van zijn taak. Het (regelmatig) bijhouden van het uitkeringenregister valt onder de bestuurstaak. Het niet voldoen aan de administratieverplichting kan leiden tot onbehoorlijk bestuur. Voor onbehoorlijk bestuur is elke bestuurder voor het geheel aansprakelijk jegens de stichting, tenzij hij zich hij zijn onschuld kan aantonen. Daarnaast kan het niet voldoen aan de administratieverplichting aanleiding zijn voor de Rechtbank een bestuurder te ontslaan. De Rechtbank kan namelijk, op verzoek van het Openbaar Ministerie of iedere belanghebbende, een bestuurder ontslaan die iets nalaat in strijd met de bepalingen van de wet, dan wel zich schuldig maakt aan wanbeheer (art. 2:298 lid 1 BW). Een bestuurder die door de Rechtbank is ontslagen, kan gedurende vijf jaar na het ontslag geen bestuurder van een stichting worden. Het niet naleven van de administratieverplichting kan op basis van de Wet op de economische delicten (WED) worden gesanctioneerd. De WED merkt het niet naleven van de administratieverplichting aan als een economisch delict en kwalificeert het niet naleven als een overtreding.
(Bron: FBN)